Требования к оформлению информационно-удостоверяющих листов

Что такое подпись?

Подписание документации на бумажном носителе

Согласно

- п. 3.1.19 ГОСТ Р 21.1101‑2013 «Система проектной документации для строительства. Основные требования к проектной и рабочей документации»,
- п. 3.1.4 ГОСТ 2.104-2006 «Единая система конструкторской документации. Основные надписи»:

подпись: Реквизит документа, представляющий собой собственноручную подпись полномочного должностного лица.

Для электронных документов используется аналог собственноручной подписи - электронная цифровая подпись.

Какие требуются подписи?

Обязательные подписи (как в бумаге, так и в ДЭ):

- на титульном листе (п. 8.7 ГОСТ Р 21.1101‑2013)
- руководителя или главного инженера организации;
- ГИПа(ГАПа);
- в основной надписи (прил. Ж ГОСТ Р 21.1101‑2013)
- лицо, разработавшее документ;
- нормоконтролер;
-должностное лицо, утвердившее документ (ГИП, ГАП).

Требования к формату электронных документов

Приказ Минстроя России от 12.05.2017 № 783/пр устанавливает «Требования к формату электронных документов, представляемых для проведения государственной экспертизы ПД и (или)РИИ и проверки достоверности определения сметной стоимости строительства, реконструкции, капитального ремонта объектов капитального строительства».

что подписывать?

П. 3: Электронные документы представляются в форматах

- а) doc, docx, odt;
- б) pdf;
-в) xls,xlsx, ods.

П. 4: Электронные документы (ПД и РИИ) должны:

- формироваться способом, не предусматривающим сканирование документа на бумажном носителе
(ПД и РИИ не подписываются собственноручными подписями)
- в случае превышения предельного размера 80 мегабайт документ делится на несколько

как подписывать?

П. 7:

вариант 1) Проектная документация, сформированная в форме электронного документа, подписывается лицами, участвующими в ее разработке, осуществлении нормоконтроляи согласовании (электронной цифровой подписью)

вариант 2) Вслучае невозможности обеспечения их электронной подписью - на отдельные документы в составе проектной документации оформляется информационно-удостоверяющий лист на бумажном носителе, содержащий наименование электронного документа, к которому он выпущен, фамилии и подписи не обеспеченных электронной подписью лиц, дату и время последнего изменения документа. Такой информационно-удостоверяющий лист сканируется, и сформированный по результатам сканирования электронный документ подписывается лицом, уполномоченным на предоставление документов для оказания услуг, с использованием электронной подписи.

Требования к оформлению УИЛов

1) приказ Минстроя783/пр-в первую очередь

2) ГОСТ 2.051-2013 «ЕСКД. Электронные документы» -дополнительные требования

ГОСТ 2.051-2013 «ЕСКД. Электронные документы»

П. 4.15: Допускается заменять применение ЭП (электронной подписи) выпуском УЛ - сопроводительного бумажного документа согласно ГОСТ 2.001 с собственноручными подписями в нем. Форма УЛ приведена на рисунке В.1 (приложение В). Допускается при необходимости добавлять графы и изменять их размеры и расположение, что должно быть установлено в стандарте организации;

Приложение В: «Правила выполнения и форма информационно-удостоверяющего листа»;

В.1.4: В УЛ указывают обозначения ДЭ (электронного документа), которые он удостоверяет, фамилии и подлинные подписи лиц, разработавших, проверивших, согласовавших и утвердивших соответствующий ДЭ. Подписи лица, разработавшего ДЭ и УЛ, и нормоконтролераявляются обязательными;

В.1.5: УЛ рекомендуется выполнять в соответствии с рисунком В.1 на листах формата А4, А5.

Обязательные графы по приказу Минстроя 783/пр(п. 7):

- наименование электронного документа, к которому он выпущен;
- фамилии не обеспеченных электронной подписью лиц;
- подписи (подлинные);
- дата и время последнего изменения документа.

Обязательные графы по ГОСТ 2.051-2013 «ЕСКД. Электронные документы» (В.1.4):

- обозначение ДЭ.

Вариант оформления информационного листа

Зеленым цветом - стопроцентно обязательные графы
желтым цветом - рекомендуемые графы
белым цветом - необязательные графы

Время последнего изменения файла – важнейший реквизит электронного документа.
Время последнего изменения файла должно быть ранее времени загрузки файла в АИС.

Например, для файлов формата PDFвремя определяется: меню Файл/Свойства
«Создан 01.10.2018 10:25:18»
«Изменен 01.10.2018 16:49:52» - время последнего изменения файла.

В случае скачивания файла на новый носитель (жесткий диск) в свойствах отображается время скачивания.

Частые ошибки при оформлении ИУЛов

1) наименование электронного документа (имя файла) в ИУЛене соответствует самому файлу (указывают наименование раздела, имя файла без расширения, и т.д.)
2) при разбивке документа на фрагменты отсутствуют ИУЛы для каждого фрагмента (оформляют общий ИУЛ на раздел, соответственно имя файла в ИУЛе не соответствует самим файлам)
3) в ИУЛах не собственноручная подпись, а факсимильное изображение

Выполнение подписи одним лицом за другое лицо может иметь признаки состава преступления, предусмотренного ст. 327 Уголовного кодекса Российской Федерации «Подделка, изготовление или сбыт поддельных документов, государственных наград, штампов, печатей, бланков».

4) отсутствует времяпоследнего изменения файла
5) дата/время последнего изменения файла не соответствует фактическому времени изменения в свойствах файла
6) дата/время последнего изменения файла, указанное в ИУЛе, позже времени загрузки файла
7) отсутствует дата последнего изменения файла (только даты подписи ответственных лиц)



Ошибки при корректировке ПД и РИИ

1) при загрузке новых файлов ПД и РИИ остаются старые ИУЛы
2) при изменении имени файла (например, 12345-АР2 изм. 1.PDF) в УИЛе корректируется имя файла